KI-Wissensdatenbank – Firmenwissen zentral verfügbar und intelligent nutzbar

Branche: Defense| Zeitraum: 3 Monate | Teamgröße: 3 Berater:Innen

In dezentral organisierten Unternehmen liegt wertvolles Firmenwissen häufig verteilt in persönlichen Postfächern, lokalen Ordnern und den Köpfen einzelner Mitarbeitender. Informationen, Dokumente und Vorlagen sind dadurch schwer auffindbar, nicht einheitlich versioniert und nur eingeschränkt für das gesamte Team zugänglich. Eine moderne KI-Wissensdatenbank schafft hier eine zentrale Wissensbasis, in der Inhalte strukturiert erfasst, durchsucht und kontextbezogen genutzt werden können. Mit Enterprise Search und RAG-gestützter Suche lassen sich Fragen direkt beantworten und relevante Dokumente standortübergreifend finden. Ergänzend unterstützt ein persönlicher KI-Assistent Mitarbeitende bei alltäglichen Aufgaben wie Texterstellung, Protokollen und Planung. Für eine dezentral organisierte Unternehmensstruktur bedeutete dies den Schritt von zufälliger Künstlicher Intelligenz (KI) Nutzung zu einem standardisierten, digitalen Wissensmanagement. Über den Ventum AI Hub wurden verteilte Bestände zusammengeführt und für alle relevanten Nutzergruppen einfach zugänglich gemacht.

Autor

Michael Schobel-Thoma

Managing Expert

Zufriedene Kunden aus Mittelstand und Konzernen

Challenge: Verteiltes Wissen und fehlende digitale Unterstützung

Verteiltes Firmenwissen: Relevante Informationen liegen in Köpfen, Postfächern und lokalen Ordnern einzelner Standorte; Mitarbeitende finden benötigte Inhalte nur mit hohem Zeitaufwand.
Fehlender Zugriff auf zentrale Informationen: Mitarbeitende an unterschiedlichen Standorten können nicht zuverlässig auf zentrale Dokumente und Vorlagen zugreifen; eigene Versionen und Abläufe entstehen parallel.
Uneinheitliche Dokumentenstände: Abweichende Vorlagen, Prozessbeschreibungen und Dokumente führen zu unterschiedlichen Arbeitsweisen und erschweren eine konsistente Zusammenarbeit.
Keine zentrale Enterprise Search: Ohne digitale Such- und Recherchefunktionen bleiben relevante Daten und Inhalte verborgen; Fragen müssen manuell an erfahrene Personen weitergegeben werden.
Zufällige KI-Nutzung: Fehlende Tools für automatisierte Antworten, Texterstellung und Planung verhindern einen standardisierten Einsatz von KI im Arbeitsalltag.
Hoher Abstimmungsaufwand: Die dezentrale Organisation erschwert Wissenstransfer, Dokumentation und einheitliches Wissensmanagement über alle Standorte hinweg.

Success Journey: In drei Schritten zur KI-Wissensdatenbank

01

Wissensbestände analysieren und zusammenführen

Verteilte Dokumente, Vorlagen und Informationen aus zentralen und dezentralen Ablagen wurden identifiziert, strukturiert und über die SharePoint-Integration zusammengeführt.

So entstand eine belastbare Datenbasis für ein einheitliches und standortübergreifendes Wissensmanagement.

02

KI-gestützte Suche und Knowledge Base etablieren

Mit dem Ventum AI Hub wurde eine RAG-basierte Enterprise Search aufgebaut, die vorhandene Inhalte kontextbezogen auffindbar macht und Fragen auf Basis des verfügbaren Firmenwissens beantwortet.

Retrieval-Mechanismen sorgen dafür, dass Mitarbeitende relevante Dokumente und Informationen schneller finden und verlässlich nutzen können.

03

Mitarbeitende befähigen und KI im Alltag verankern

Ein persönlicher GenAI-Assistent, praxisnahe Tools sowie Change- und Enablement-Maßnahmen unterstützen Mitarbeitende bei Texten, Protokollen, Planung und weiteren täglichen Aufgaben.

Damit wird KI nicht nur als technische Lösung eingeführt, sondern als fester Bestandteil der Zusammenarbeit und des Arbeitsalltags etabliert.

Impact At Launch: Zentrale Wissensbasis und KI-Unterstützung für die gesamte Organisation

Zentrale KI-Wissensdatenbank: Eine durchsuchbare Wissensbasis bündelt Informationen, Dokumente und Vorlagen für die gesamte Organisation und schafft einen gemeinsamen Zugriff auf relevantes Firmenwissen.
RAG-gestützte Enterprise Search: Inhalte aus unterschiedlichen Standorten werden kontextbezogen durchsucht und für konkrete Fragen nutzbar gemacht; Mitarbeitende erhalten schnellere und fundiertere Antworten.
Persönlicher KI-Assistent: Ein GenAI-Assistent unterstützt Mitarbeitende bei der Erstellung von Texten, Protokollen und Veranstaltungsinhalten sowie bei der täglichen Planung.
Einheitliche Versionsstände: Zentrale Dokumentenbestände reduzieren parallele Ablagen und schaffen eine verlässliche Grundlage für konsistente Prozesse und Vorlagen.
Besseres Wissensmanagement: Wissen wird nicht mehr nur individuell gespeichert, sondern strukturiert dokumentiert, auffindbar gemacht und für Teams sowie Mitarbeitende verfügbar.
Digitalisierung im Arbeitsalltag: Die Verbindung aus KI-gestützter Suche, Assistenzfunktionen und SharePoint-Integration etabliert neue digitale Arbeitsweisen in der gesamten Organisation.

Ihr Ansprechpartner

Michael Schobel-Thoma

Managing Expert

Zusammenfassung: Risikobasierte Verifikations- und Validierungsstrategie mit klarer Release-Steuerung als Erfolgsfaktor

Der Aufbau einer KI-Wissensdatenbank macht verteiltes Firmenwissen zentral verfügbar und schafft eine gemeinsame Grundlage für Mitarbeitende und Teams. Durch Enterprise Search, RAG & Retrieval und die Integration bestehender Dokumente werden Informationen schneller gefunden und Fragen direkt beantwortet. Der persönliche KI-Assistent erweitert diesen Nutzen um konkrete Unterstützung bei Texterstellung, Protokollen und Planung. Entscheidend für den Erfolg war die Verbindung aus Technologie, strukturiertem Wissensmanagement sowie Change & Enablement. So wurde aus individuell gespeicherten Informationen eine zugängliche, einheitliche und nachhaltig nutzbare Wissensbasis für die gesamte Organisation.

Was ist Ihr nächstes Projekt?

Sie stehen vor einer ähnlichen Herausforderung und möchten sich unverbindlich mit unseren Expert:innen austauschen? Dann nehmen Sie gleich heute noch Kontakt mit uns auf und lassen Sie sich von uns beraten.