Prozessautomatisierung

Automatisierung mithilfe von KI und Robotik
– der Effizienztreiber schlechthin

In einer Zeit, die von digitalen Innovationen und sich ständig ändernden Geschäftsanforderungen geprägt ist, spielt die Prozessautomatisierung eine entscheidende Rolle. Prozessautomatisierung ist die Umwandlung von manuellen oder halbautomatischen Geschäftsprozessen in automatisierte Prozesse mit Hilfe fortschrittlicher Technologien.

Prozessautomatisierung zielt darauf ab, wiederholbare, manuelle Aufgaben und Geschäftsprozesse mithilfe von Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI), Machine Learning, Robotik und Softwarelösungen zu automatisieren. Diese Automatisierung und Digitalisierung erstreckt sich über alle Bereiche eines Unternehmens, von administrativen Abläufen bis hin zu komplexen Entscheidungsprozessen. Bei Ventum Consulting verstehen wir Prozessautomatisierung jedoch nicht als bloße Automatisierung von Arbeitsabläufen, sondern als eine strategische Initiative zur Transformation Ihres Unternehmens in Richtung Effizienz, Produktivität und Innovation.

Ziel der Prozessautomatisierung ist es, Ressourcen zu optimieren, Kosten zu senken, effiziente Workflows zu etablieren und die Reaktionsfähigkeit Ihres Unternehmens auf Marktveränderungen zu erhöhen. Sie ermöglicht es Ihren Mitarbeiter:innen, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren, während repetitive Schritte von der Technologie übernommen werden. Darüber hinaus schafft sie die Grundlage für datengestützte Entscheidungen, indem sie einen umfassenden Einblick in die betriebliche Leistungsfähigkeit ermöglicht.

Prozessautomatisierung ist in nahezu allen Branchen und Unternehmensbereichen anwendbar, sei es im Finanzsektor, im Gesundheitswesen, im Einzelhandel oder in der Fertigungsindustrie. Durch die ständige Weiterentwicklung der Technologien ergeben sich immer neue Möglichkeiten zur Automatisierung, Optimierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Prozessautomatisierung mit Ventum

End-to-End-Automatisierung
als Ziel

Bei Ventum Consulting betrachten wir Prozessautomatisierung ganzheitlich. Durch unser Wissen um State-of-the-Art-Technologien identifizieren wir die für Sie passende Lösung. Wir treiben die API-isierung Ihrer IT-Landschaft voran, bauen eine abbildbare Business-Architektur und nutzen den Business Capability-Ansatz. Unser Verständnis von Automatisierung endet dabei nicht bei regelbasierten Geschäftsprozessen - wir wollen eine End-to-End Automatisierung schaffen, mit dem stetigen Ziel einer vollständigen Dunkelverarbeitung unter Einsatz künstlicher Intelligenz. So reduzieren Sie nicht nur die Kosten in Ihren Geschäftsprozessen. Sie entlasten auch Ihre Mitarbeiter:innen von repetitiven Aufgaben und entwickeln sie immer mehr zu Wissensarbeiter:innen.

Positive Effekte, die nachhaltig
spürbar bleiben

Wir sind kein Softwarevertrieb und arbeiten auch nicht in Ressource Pools. Wir stellen für Sie ein crossfunktionales Team aus versierten Berater:innen mit unterschiedlichen fachlichen Hintergründen zusammen. So unterstützen wir Sie mit umfassendem Wissen auf Infrastrukturebene, mit fachlichen Branchenkenntnissen sowie mit Kompetenz in Change-Management und Organisationsentwicklung. Denn unser Ziel ist es, dass Ihre Automatisierung nicht nur möglichst schnell funktioniert - wir wollen, dass die positiven Effekte in Ihrem Unternehmen dauerhaft spürbar bleiben. Unsere Beratung sorgt stets dafür, dass Ihre Organisation die Veränderungen mitträgt.

Ihr Weg zur wirksamen Prozessautomatisierung

Der Weg zu einer effektiven Prozessautomatisierung beginnt mit einem klaren Verständnis der eigenen Unternehmensprozesse und der Erkenntnis, wie Automatisierung diese optimieren kann.

Analyse und Identifikation

Der erste Schritt auf dem Weg zur Prozessautomatisierung ist eine gründliche Analyse der bestehenden Unternehmensprozesse. Identifizieren Sie manuelle oder repetitive Tätigkeiten sowie ineffiziente Prozessschritte, die sich für eine Automatisierung eignen.

Strategieentwicklung

Nach der Identifikation potenzieller Automatisierungsmöglichkeiten ist es wichtig, eine klare Strategie zu entwickeln. Legen Sie im nächsten Schritt fest, welche Ziele Sie mit der Automatisierung und Digitalisierung erreichen wollen und welche Technologien oder Tools sich dafür am besten eignen.

Auswahl der richtigen Lösungen

Wählen Sie geeignete Technologien oder Softwarelösungen aus, die Ihren Automatisierungszielen entsprechen. Berücksichtigen Sie dabei die Anforderungen Ihres Unternehmens und die Integration neuer Systeme in Ihre bestehende IT-Infrastruktur.

Implementierung und Testphase

Die Implementierung der Automatisierungslösungen erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung. Führen Sie nach der Einführung neuer Anwendungen Tests durch, um sicherzustellen, dass die Automatisierung reibungslos funktioniert und die gewünschten Ergebnisse liefert.

Schulung und Integration

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter:innen die neuen automatisierten Workflows verstehen und effektiv nutzen können. Umfassende Schulungen und die Integration der Automatisierungslösungen in die Arbeitsabläufe sind entscheidend für den Erfolg.

Monitoring und Anpassung

Nur mithilfe einer kontinuierlichen Überwachung der automatisierten Prozesse erfahren Sie von möglichen Problemen, erkennen diese frühzeitig und können Anpassungen vorzunehmen. Eine regelmäßige Evaluierung stellt sicher, dass die Automatisierung weiterhin den gewünschten Nutzen bringt.

Fazit: Der Weg zu einer wirksamen Prozessautomatisierung erfordert einen ganzheitlichen Ansatz, beginnend mit der Analyse bestehender Abläufe und Anwendungen bis hin zur Umsetzung und Einführung neuer Anwendungen, der kontinuierlichen Überwachung und Anpassung der Prozesse. Unternehmen, die diesen Weg gehen, profitieren von gesteigerter Effizienz, Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit. Gerne stehen wir Ihnen als Berater bei der Automatisierung und Digitalisierung Ihrer Prozesse beiseite.

Ihr Ansprechpartner

Matthias
Fink

Manager und Experte für Prozessautomatisierung

"Prozessautomatisierung ist der Schlüssel zur Effizienzrevolution – die Brücke zwischen Innovation und operativer Exzellenz, die Unternehmen in die Zukunft führt."

– Matthias Fink, Ventum Consulting

Vorteile, Methoden und Einsatzmöglichkeiten einer erfolgreichen Prozessautomatisierung

Diese Vorteile bietet Ihnen die Automatisierung Ihrer Prozesse

Effizienzsteigerung: Die Automatisierung von Prozessen ermöglicht eine drastische Effizienzsteigerung in Ihrem Unternehmen. Durch den Wegfall manueller oder repetitiver Tätigkeiten werden Arbeitsabläufe beschleunigt. Dies führt zu einer Reduzierung von Durchlaufzeiten und einer schnelleren Bereitstellung von Produkten oder Dienstleistungen.

Ressourceneinsparung: Die Automatisierung hilft dabei, Ressourcen optimal zu nutzen, indem menschliche Arbeitsstunden, die sonst für repetitive Tätigkeiten aufgewendet würden, reduziert werden. Dies führt zu Kosten- und Zeiteinsparungen sowie zu einer besseren Auslastung des Personals für anspruchsvollere Schritte im Arbeitsprozess.

Bekämpfung des Fachkräftemangels: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können Fachkräfte ihre Fähigkeiten für komplexere und wertschöpfendere Tätigkeiten einsetzen. Dies trägt dazu bei, Ihre Mitarbeiter:innen zu motivieren und zu binden, was besonders in Branchen mit Fachkräftemangel von Vorteil ist.

Qualitätssteigerung und Fehlerminimierung: Die Automatisierung reduziert menschliche Fehler und sorgt für eine konstante, präzise Ausführung von Aufgaben. Dies führt zu einer höheren Produktqualität, da kritische Arbeitsabläufe standardisiert und Fehlerquellen minimiert werden.

Steigerung der Kundenzufriedenheit: Durch schnellere Reaktionszeiten, gleichbleibende Servicequalität und die Möglichkeit, Kundenanfragen oder Bestellungen effizient zu bearbeiten, steigert die Automatisierung die Zufriedenheit Ihrer Kunden. Dies trägt zur Kundenbindung und -loyalität bei.

Innovationsförderung: Die Automatisierung befreit Ihre Mitarbeiter:innen von repetitiven Aufgaben und ermöglicht es ihnen, sich auf kreativere und innovativere Tätigkeiten zu konzentrieren. Dies fördert die Entwicklung neuer Ideen und verbessert die Innovationsfähigkeit Ihres Unternehmens.

Verbesserung der Compliance und Risikominimierung: Durch die Automatisierung von Prozessen können Sie sicherstellen, dass Compliance-Standards eingehalten werden. Dies minimiert das Risiko von Fehlern oder Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften. Die Automatisierung ermöglicht außerdem eine bessere Nachvollziehbarkeit und Dokumentation von Prozessen.

Mit diesen Methoden der Prozessautomatisierung zum Erfolg

Object Centric Process Mining (OCPM): Object Centric Process Mining ist eine Methode, die darauf abzielt, Unternehmensdaten und -prozesse zu analysieren, um Einblicke in die tatsächliche Ausführung von Prozessen zu gewinnen. Durch die Verwendung von Ereignisprotokollen und Datenanalysen ermöglicht OCPM die Visualisierung und Optimierung von Prozessen, die Identifizierung von Engpässen sowie die Verbesserung der Prozesseffizienz und -qualität.

Robotic Process Automation (RPA): RPA ist eine Technologie, bei der Software-Roboter repetitive Geschäftsprozesse automatisieren, indem sie menschenähnliche Interaktionen mit digitalen Systemen nachahmen. Mithilfe regelbasierter Skripte automatisiert RPA Aufgaben in Bereichen wie Datenverarbeitung, Buchhaltung und Kundenbetreuung. Die Technologie fügt sich nahtlos in bestehende Systeme ein, verbessert die Effizienz und minimiert Fehler..

Business Object Automation: Business Object Automation konzentriert sich auf die Automatisierung von Geschäftsobjekten und -entitäten in Ihrem Unternehmen. Dazu gehört die Automatisierung von Datenflüssen, Entscheidungsprozessen und Workflows, um eine nahtlose Interaktion zwischen verschiedenen Systemen und Abteilungen zu ermöglichen.

Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML): KI und ML sind Technologien, die es Systemen ermöglichen, aus Daten zu lernen, Muster zu erkennen und selbständig Entscheidungen zu treffen. Im Kontext der Prozessautomatisierung können KI und ML eingesetzt werden, um intelligente Systeme zu entwickeln, die in der Lage sind, komplexe Aufgaben zu analysieren, vorherzusagen und zu automatisieren. Dies umfasst die Vorhersage von Trends, die Optimierung von Prozessen und die personalisierte Anpassung von Angeboten an Kundenbedürfnisse.

Ergänzende Methoden und Tools: Neben den genannten Methoden gibt es eine Vielzahl von Tools und Technologien, die zur Prozessautomatisierung beitragen können. Dazu gehören Workflow Management Systeme, Business Process Management (BPM) Software, Low-Code- oder No-Code Plattformen und vieles mehr. Diese Tools bieten verschiedene Möglichkeiten zur Modellierung, Automatisierung und Verwaltung von Prozessen je nach den Anforderungen und der Komplexität Ihres Unternehmens.

Process Mining mit Celonis

Um die Prozessautomatisierung auf ein neues Level zu heben, setzt Ventum Consulting auf fortschrittliche Process Mining Technologien, insbesondere auf die Lösungen von Celonis. Celonis ermöglicht die detaillierte Analyse und Visualisierung Ihrer Geschäftsprozesse in Echtzeit. Durch den Einsatz von Machine Learning und KI-Algorithmen identifiziert Celonis Potenziale zur Effizienzsteigerung, Engpässe und Optimierungsmöglichkeiten.

Mit Celonis erhalten Sie Einblick in den Ist-Zustand Ihrer Prozesse und können gezielt Verbesserungsmaßnahmen einleiten. Die Transparenz, die Celonis bietet, unterstützt nicht nur die Identifikation von Automatisierungsmöglichkeiten in den bestehenden Workflows, sondern ermöglicht auch die kontinuierliche Überwachung und Anpassung der automatisierten Abläufe. Die nahtlose Integration von Celonis in unsere Prozessautomatisierungslösungen eröffnet Ihnen die Möglichkeit, nicht nur einzelne Prozessschritte zu automatisieren, sondern den gesamten Prozessfluss zu optimieren.

Celonis veranstaltete im Oktober 2023 den zweiten globalen Ecosystem Hackathon, an dem neben vielen anderen Celonis-Partnern auch ein Team von Ventum Consulting teilnahm. Das Ventum-Team präsentierte eine von Grund auf neu entwickelte Celonis-App für CBAM und sicherte sich mit dieser innovativen Lösung den Weltmeistertitel.

Das sagen unsere Kunden

"Die richtige Information zur richtigen Zeit an die richtige Person! Alles muss auf die effiziente Abarbeitung der Aufträge ausgerichtet sein."

– Patrick Bernardi, Manager Digital Transformation, DKB Service

So setzen Sie Prozessautomatisierung in Ihrem Unternehmen ein

Die Prozessautomatisierung kann in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens eingesetzt werden, um effizientere und genauere Abläufe zu erreichen. Welche Aufgaben dies im konkreten Fall in Ihrem Unternehmen sind, können wir gemeinsam durch eine gründliche Analyse der bestehenden Prozesse ermitteln. Im Folgenden finden Sie einige beispielhafte Anwendungsbereiche:

Human Resources (HR): Im HR-Bereich kann die Automatisierung bei Bewerbungsabläufen eingesetzt werden, indem automatisierte E-Mails für den Eingang von Bewerbungen verschickt oder automatisierte Bestätigungen für eingereichte Dokumente generiert werden. Auch bei Onboarding-Prozessen können automatisierte Checklisten und Einführungsmaterialien an neue Mitarbeiter:innen verschickt werden. Die automatisierte Personalplanung kann Dienstpläne auf Basis definierter Kriterien erstellen, und Schulungen können durch Lernplattformen und automatisch generierte Lerninhalte unterstützt werden.

Datenerhebung und Kundenanfragen: Bei der Datenerhebung kann Automatisierung eingesetzt werden, um Daten aus verschiedenen Quellen zu sammeln, zu aggregieren und zu analysieren. Für Kundenanfragen kann ein automatisiertes Ticketsystem eingerichtet werden, das eingehende Anfragen priorisiert und an die zuständigen Abteilungen oder Mitarbeiter weiterleitet. Chatbots oder KI-gestützte Systeme können häufig gestellte Fragen automatisch beantworten und einfache Kundenanfragen bearbeiten.

Buchhaltung und Bestellwesen: In der Buchhaltung können automatisierte Systeme Transaktionen verfolgen, Belege erfassen und Berichte erstellen. Automatisierung kann auch im Bestellwesen eingesetzt werden, um automatisch Bestellungen auszulösen, Lagerbestände zu überwachen und Versandbenachrichtigungen zu generieren.

Weitere Anwendungsmöglichkeiten: Weitere Bereiche, in denen Prozessautomatisierung sinnvoll eingesetzt werden kann, sind z.B. die Verwaltung von Marketingkampagnen, Vertriebsprozesse, Lagerverwaltung und die Verwaltung von Kundendatenbanken. Jeder Bereich, der repetitive, regelbasierte oder zeitintensive Aufgaben umfasst, bietet Potenzial für den Einsatz von Automatisierungslösungen.

Unsere Partner

Häufig gestellte Fragen zum Thema Prozessautomatisierung

Wie funktioniert Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung nutzt Software, Tools und Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), Machine Learning, Robotic Process Automation (RPA) und andere, um manuelle, wiederholbare oder regelbasierte Geschäftsprozesse zu automatisieren. Dies geschieht durch die Identifizierung, Modellierung und Ausführung von Abläufen, die zuvor von Menschen ausgeführt wurden. Ziel ist es, die Effizienz zu steigern, Fehler zu minimieren und die Geschwindigkeit von Arbeitsabläufen zu erhöhen.

Welche Arten von Prozessautomatisierung gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von Prozessautomatisierung, darunter Robotic Process Automation (RPA), Business Process Automation (BPA), kognitive Automatisierung, datengesteuerte Automatisierung, sowie Process Mining und Business Intelligence-basierte Automatisierung. Jede Art zielt darauf ab, bestimmte Prozesse oder Aspekte von Geschäftsprozessen zu automatisieren, wobei unterschiedliche Technologien und Ansätze zum Einsatz kommen.

Welche Vorteile bieten Automatisierungsprozesse?

Automatisierungsprozesse bieten zahlreiche Vorteile, u.a. Effizienzsteigerung, Ressourceneinsparung durch Reduzierung manueller Arbeitsstunden, verbesserte Genauigkeit und Konsistenz von Arbeitsabläufen, erhöhte Reaktionsgeschwindigkeit auf Anfragen oder Prozesse und Entlastung der Mitarbeiter:innen von repetitiven Aufgaben, so dass sie sich auf anspruchsvollere Tätigkeiten konzentrieren können.

Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

RPA ist eine Technologie, bei der Software-Roboter repetitive Geschäftsprozesse automatisieren, indem sie menschenähnliche Interaktionen mit digitalen Systemen nachahmen. Mithilfe regelbasierter Skripte automatisiert RPA Aufgaben in Bereichen wie Datenverarbeitung, Buchhaltung und Kundenbetreuung. Die Technologie fügt sich nahtlos in bestehende Systeme ein, verbessert die Effizienz und minimiert Fehler.

Was sind Beispiele für Prozessautomatisierung?

Beispiele für Prozessautomatisierung sind die automatisierte Rechnungsverarbeitung, automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen, Lagerverwaltung, automatisierte Kundenanfragen durch Chatbots, automatisierte Datenerfassung und -analyse sowie automatisierte Personalprozesse wie Onboarding oder Gehaltsabrechnung.

Gibt es weitere bedeutende Vorteile der Prozessautomatisierung?

Unser Expert:innenteam steht bereit, um mit Ihnen in einem unverbindlichen Erstgespräch Ihre individuellen Anforderungen zu besprechen. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir Ihre Prozesse effizienter gestalten und Ihre Geschäftsziele unterstützen können. Wir sind davon überzeugt, dass wir mit unserem Wissen, der Erfahrung und leidenschaftlicher Arbeit Ihrem Unternehmen mit einer erfolgreichen Prozessautomatisierung einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil verschaffen können.

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