Automatisierte Archivierung von unternehmenskritischen Lastenheften
Ein führender Automobilkonzern stand vor der Herausforderung, dass die Lizenzierung und der Support für sein bestehendes Requirements-Management-System eingestellt wurden. Um weiterhin den Anforderungen an die Revisionssicherheit zu entsprechen, musste innerhalb von sechs Wochen eine vollständige Migration der Daten auf ein neues System erfolgen. Aufgrund der engen Frist war eine manuelle Übertragung der Lastenhefte nicht realisierbar – selbst unter der Annahme, dass sämtliche verfügbaren Lizenzen durch Mitarbeitende genutzt würden, die sich ausschließlich mit diesem Prozess befassen.
Branche: Automotive | Zeitraum: 2 Wochen | Teamgröße: 1 Berater
Status Quo: Herausforderungen in der Migration – Komplexität und technische Einschränkungen
- Proprietäre und veraltete Technologie: Die Skriptsprache der abgekündigten Lösung ist eine proprietäre, nicht mehr weit verbreitete Programmiersprache des Softwareherstellers.
- Fehlende Entwicklerressourcen: Innerhalb des engen Zeitrahmens standen keine Entwickler zur Verfügung, die kurzfristig Migrationsskripte für die veraltete Technologie erstellen konnten.
- Einschränkungen der Benutzeroberfläche: Da keine direkte Skriptlösung implementiert werden konnte, musste die Migration über die bestehenden Benutzeroberflächen durchgeführt werden.
- Komplexe Datenstruktur: Die Lastenhefte weisen eine umfangreiche und verschachtelte Struktur auf, die für eine revisionssichere Archivierung in ein durchgängiges, menschenlesbares Format überführt werden musste.
Dieser zeitaufwendige und fehleranfällige Prozess verdeutlicht den dringenden Bedarf an Automatisierung, um Effizienz zu steigern und die Datenmigration innerhalb der vorgegebenen Frist zu gewährleisten.
„Die Bewältigung der Herausforderungen in der Migration erfordert dringend eine Automatisierungslösung, um die veraltete Technologie und komplexe Datenstrukturen zu überwinden und so eine effiziente und fristgerechte Datenübertragung sicherzustellen.“
Um eine effiziente und fehlerfreie Migration sicherzustellen, wurde Robotic Process Automation (RPA) eingesetzt. Die automatisierten Prozessschritte umfassten:
- Anmelden in der Software mit einem eigenen Nutzeraccount
- Ermittlung des nächsten zu archivierenden Lastenhefts
- Suchen und Öffnen des Lastenhefts
- Exportieren der Lastenheftes inklusive
- Daten lesbar machen
- Analyse der Attribute im Lastenheft
- Aufbereitung des Lastenheftes
- Export in PDF konvertieren
- Ablage des Dokuments am Zielort
- Abschließen des Archivierten Lastenhefts
Durch den Einsatz von RPA konnte der gesamte Migrationsprozess innerhalb der vorgegebenen Frist erfolgreich und revisionssicher umgesetzt werden.
Automatisierung des Exports und der Archivierung der Lastenhefte mit Robotic Process Automation (UiPath)
Anmelden in der Software
Ermittlung des nächsten zu archivierenden Lastenhefts
Aufgrund der Vielzahl und Komplexität der Lastenhefte wurde eine Priorisierungsliste erstellt, die die wichtigsten zu migrierenden Dokumente enthält. Der RPA-Roboter greift über die Standard-Excel-Schnittstelle auf diese Liste zu und liest sie vollständig ein. Die Identifikation des nächsten zu verarbeitenden Lastenhefts erfolgt über die Spalte „Kommentar“, in der der Roboter nach jeder abgeschlossenen Archivierung den Eintrag „Done“ hinterlegt.
Mithilfe der in der Excel-Liste gespeicherten Daten kann der Roboter das nächste Lastenheft im System gezielt identifizieren und für die weitere Verarbeitung abrufen.
Suchen und Öffnen des Lastenhefts in der Anwendung
Exportieren des Lastenheftes
Der Export der Lastenhefte durchläuft mehrere technische Schritte, um sowohl die Lesbarkeit der Daten sicherzustellen als auch eine effiziente Verarbeitung zu gewährleisten. Einerseits muss das Format in eine menschenlesbare Struktur überführt werden, andererseits ist eine Aufteilung der Exporte in kleinere Segmente erforderlich. Da einige Lastenhefte so umfangreich sind, dass ein vollständiger Export über 24 Stunden dauern würde, ist eine segmentierte Verarbeitung notwendig. Aufgrund des automatischen System-Logouts nach 24 Stunden wäre es andernfalls nicht möglich, besonders große Dateien in einem einzigen Durchgang zu exportieren.Die Aufteilung der Lastenhefte erfolgt anhand ihrer Attribute. Diese werden vom RPA-Roboter automatisiert analysiert, um sinnvolle Segmente zu identifizieren und eine optimale Stückelung der Daten vorzunehmen.
Daten lesbar machen
Analyse der Attribute und Typen im Lastenheft
Aufbereitung der Daten
Exportieren der Daten
Erst nach der Erstellung der View kann der Export über eine entsprechende Systemfunktion durchgeführt werden. Der RPA-Roboter überwacht den Prozess und wartet, bis der Export abgeschlossen ist. Das Ergebnis ist eine Excel-Datei, die alle relevanten Inhalte in einem strukturierten und verwendbaren Format enthält. Sollte der Export zu groß sein und mehr als 24 Stunden in Anspruch nehmen, kann der Prozess nicht erfolgreich abgeschlossen werden. Während des Exports können verschiedene Fehlermeldungen auftreten, die vom Roboter erkannt und verarbeitet werden. In kritischen Fällen wird der Export automatisch abgebrochen, und das entsprechende Lastenheft in der Priorisierungsliste als „fehlerhaft“ markiert. Nach manueller Behebung des Fehlers kann der Roboter das Lastenheft erneut exportieren und den Prozess fortsetzen.
Export in PDF konvertieren
Der RPA-Roboter schließt alle während der Bearbeitung des Lastenhefts geöffneten Dialogfenster und aktualisiert den Status des Lastenhefts in der ursprünglichen Excel-Liste. Dadurch wird sichergestellt, dass das Dokument als abgeschlossen markiert ist und der Roboter das nächste Lastenheft für die Verarbeitung auswählen kann.
Ablage der Dokumente am Zielort
Abschließen des Archivierten Lastenhefts
Verwendete Bausteine aus der UiPath Plattform
UiPath Robot
Roboter, welcher für die automatische Abarbeitung von Geschäftsprozessen ein vorgegebenes Skript verfolgt und über Schnitten oder die Benutzeroberfläche mit diversen Umsystemen interagieren kann. Dieser Roboter wird auf einer virtuellen Maschine oder physischen Maschine beim Kunden vor Ort betrieben und ist als virtueller Mitarbeiter zu betrachten.
UiPath Studio
Low Code Entwicklungsumgebung für den Roboter mit zahlreichen Out of the Box Konnektoren in Umsysteme wie SAP, O365, Zendesk, Celonis u.vm., sowie der Möglichkeit die Ergebnisse aus der UiPath Plattform in den Roboter zu integrieren
UiPath Document Understandig
Modul für das Klassifizieren und Verstehen von Dokumenten mit künstlicher Intelligenz. Mit dem Antrainieren der Dokumente wird ein KI-Modell auf eine spezifische Dokumentenkategorie erstellt. Dieses Modell ist in der Lage beispielsweise Tabellen mit unterschiedlicher Zeilenanzahl zu erkennen und die Inhalte korrekt auszulesen. Für das Erkennen von Zeichen und Information wird eine Kombination aus OCR und KI verwendet.
Impact at Launch & Facts
- Export von 530 Lastenheften
- Komplette Automatisierung, einschließlich:
- Verarbeitung hochkomplexer Datenstrukturen
- Übersetzung in ein menschenlesbares Format
- Generierung von PDFs
- Automatisiertes Fehlerhandling
- Ermöglichung eines Vorgangs, der im regulären Betrieb durch manuelle Bearbeitung nicht in dieser Zeit realisierbar wäre
- Revisionssichere Ablage von audit-relevanten Dokumenten
Ihre Vorteile auf einem Blick
Die Automatisierung verkürzt Bearbeitungszeiten für Reklamationen erheblich, wodurch Ihr Kundenservice schneller auf Kundenanliegen reagieren kann.
Durch den Einsatz automatisierter Systeme wird die Fehleranfälligkeit bei der Eingabe und Zuordnung von Reklamationsdaten minimiert, was zu einer zuverlässigeren Problembewältigung führt.
Der Automatisierungsprozess amortisiert sich schnell und führt zu spürbaren Kosteneinsparungen im operativen Budget, wodurch der Return on Investment maximiert wird.
Mitarbeitende haben mehr Zeit, sich um komplexe Kundenanfragen oder strategische Aufgaben zu kümmern, anstatt sich mit routinemäßigen Reklamationsprozessen zu beschäftigen.
Die Lösung ist anpassbar und skalierbar, sodass zukünftige Prozessänderungen oder steigende Reklamationszahlen problemlos abgedeckt werden können.
Die automatische Zuordnung und Verarbeitung von Reklamationsfällen in Ihrem bestehenden SAP-System sorgt für eine effiziente interne Kommunikation und Dokumentation.
Die Low-Code-Technologie ermöglicht eine zügige Implementierung und Anpassung, sodass Ihr Team schneller von optimierten Prozessen profitiert.
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