Robotic Process Automation (RPA) im Einsatz: Use Cases, Vorteile und Herausforderungen

In einer Welt, die von digitaler Transformation und rasantem technologischen Fortschritt geprägt ist, spielt Robotic Process Automation (RPA) eine Schlüsselrolle bei der Optimierung von Geschäftsprozessen und der Steigerung von Effizienz. RPA ermöglicht es Unternehmen, repetitive Aufgaben zu automatisieren, Ressourcen freizusetzen und sich auf strategische Innovationen zu konzentrieren. Doch welche Trends und Herausforderungen prägen aktuell die Welt der RPA? Wie können Unternehmen diese Technologie erfolgreich skalieren, und welche Rolle spielen Künstliche Intelligenz und branchenspezifische Anwendungen? Diese und weitere Fragen beantwortet uns heute Alexandros Sparos – RPA-Experte bei Ventum Consulting. Mit seiner umfassenden Erfahrung und tiefgehenden Expertise gibt er wertvolle Einblicke in die Gegenwart und Zukunft der RPA Automatisierung.

Autor

Alexandros Sparos

Manager

RPA ist in aller Munde, und ein zentraler Agenda Punkt vieler Unternehmen ist zugleich die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML). Wie sehen Sie diesen Trend, und welchen Einfluss hat KI auf RPA-Automatisierungen?

Die Verschmelzung von RPA und KI – oft als „Intelligent Automation“ bezeichnet – ist ein Game-Changer. RPA allein automatisiert regelbasierte, repetitive Aufgaben, aber mit KI werden Bots richtig schlau. Sie können unstrukturierte Daten verarbeiten, Muster erkennen und sogar kontextbezogene Entscheidungen treffen – denken Sie an Chatbots im Kundenservice oder Datenanalysen in Echtzeit. Der Unterschied zwischen RPA und KI ist klar: RPA ist der ausführende Arm, KI das denkende Gehirn. Die Kombination eröffnet völlig neue Möglichkeiten, allerdings bleibt die Frage, wie zuverlässig KI-Entscheidungen in kritischen Prozessen sind und ob kleinere Unternehmen die Ressourcen für solche komplexen Systeme haben.
Die Verschmelzung von RPA und KI – oft als „Intelligent Automation“ bezeichnet – ist ein Game-Changer. RPA übernimmt dabei die mechanische Ausführung: die Hände, die regelbasierte, repetitive Tasks blind abarbeiten, Dinge anklicken, Felder ausfüllen und Prozesse durchlaufen. KI und ML liefern dagegen die Augen und das Gehirn: Sie verarbeiten unstrukturierte Daten, erkennen Muster, verstehen Kontext und treffen datenbasierte Entscheidungen – in Echtzeit. Zusätzlich lesen KI-gestützte Systeme auch Dokumente wie Verträge, Rechnungen oder E-Mails, und extrahieren strukturierte Daten (Namen, Summen, Termine, Tabellenwerte), sodass RPA die Daten sofort weiterverwenden kann. So werden Bots nicht nur ausführende Helfer, sondern intelligenter Partner (denken und sehen können). Beispiele sind Chatbots im Kundenservice oder datengetriebene Analysen in Echtzeit. Der Unterschied ist klar: RPA ist der ausführende Arm/Hände, KI das denkende Gehirn mit Sehvermögen. Die Kombination eröffnet völlig neue Möglichkeiten, allerdings bleiben Fragen, wie zuverlässig KI-Entscheidungen in kritischen Prozessen sind und ob kleinere Unternehmen die Ressourcen für solche Systeme haben.

Ein weiterer Punkt, der viele Unternehmen beschäftigt, ist die Skalierung von RPA-Programmen. Was sind hier die größten Herausforderungen, und wie gehen Sie mit Phänomenen wie „Shadow RPA“ um?

Skalierung ist der Moment der Wahrheit für viele RPA-Initiativen. Es geht darum, von Pilotprojekten zu einer unternehmensweiten Lösung zu kommen, und das erfordert eine robuste Governance. Ohne klare Strukturen und ein Center of Excellence riskieren Sie Chaos – etwa durch „Shadow RPA“, wo Mitarbeitende ohne zentrale Kontrolle eigene Bots basteln. Das kann Sicherheitslücken und mangelnde Transparenz verursachen. Bei Ventum Consulting setzen wir als RPA-Experten auf standardisierte Prozesse, klare Rollen und regelmäßige Audits, um unseren Kunden zu helfen. Die Balance zwischen Kontrolle und Innovationsfreiheit zu finden, bleibt jedoch eine Kunst.

Sie sprechen von ganzheitlichen Ansätzen – Hyperautomation ist hier ein großes Thema. Können Sie uns erklären, wie RPA in eine umfassendere Automatisierungsstrategie passt?

Hyperautomation ist die Zukunft! RPA ist nur ein Baustein in einer größeren Automatisierungsstrategie, die auch KI, Process Mining und Low-Code-Plattformen umfasst. Ziel ist End-to-End-Automatisierung, bei der nicht nur einzelne Aufgaben, sondern komplette Prozesse nahtlos optimiert werden. RPA eignet sich perfekt für repetitive Aufgaben, während KI komplexere, datengetriebene Herausforderungen löst. Process Mining hilft, ineffiziente Abläufe zu identifizieren. Die Frage ist, wann man welche Technologie einsetzt – und ob die Kosten-Nutzen-Rechnung bei so vielen Tools aufgeht. Aber eines ist klar: Wer heute isoliert automatisiert, wird morgen abgehängt.

Ein spannender Aspekt ist die Demokratisierung von RPA durch Citizen Development. Wie sehen Sie die Rolle von Low-Code- und No-Code-Plattformen?

Citizen Development ist eine Revolution! Und heute ermöglichen ChatGPT, Copilot und andere Gen AI-Tools Citizen Developers, die alltäglichen Routineaufgaben zu automatisieren – ohne jahrelange Programmiererfahrung. Mit Low-Code- und No-Code-Tools können Nicht-IT-Mitarbeitende einfache Automatisierungen selbst erstellen – das entlastet IT-Abteilungen und treibt Innovation. Aber es gibt Schatten: Ohne klare Richtlinien drohen fehlerhafte Bots oder Sicherheitslücken. Unternehmen müssen Schulungen anbieten und Grenzen setzen, um „Schatten-IT“ zu vermeiden. Es ist ein Balanceakt, aber richtig gemacht, kann es die RPA-Adoption enorm beschleunigen.

RPA hat auch Auswirkungen auf die Arbeitswelt. Wie gehen Unternehmen mit Ängsten vor Arbeitsplatzverlust um, und welche Rolle spielen Konzepte wie „Human in the Loop“ oder Reskilling?

Das ist ein Thema, das mir am Herzen liegt. RPA soll Mitarbeiter entlasten, nicht ersetzen – aber die Angst vor Jobverlust ist real. Deshalb sind Reskilling und Upskilling entscheidend, um Menschen für neue Rollen zu qualifizieren, etwa in der Bot-Überwachung oder Prozessoptimierung. Das Konzept „Human in the Loop“ ist ebenfalls wichtig: Menschen bleiben in kritischen Entscheidungen eingebunden, um Qualität und Ethik zu sichern. Mit transparenter Kommunikation und gezieltem Change Management kann man Akzeptanz schaffen – aber es bleibt schwierig, den tatsächlichen Einfluss auf Arbeitsplätze vorherzusagen.

Sicherheit und Datenschutz sind bei RPA ein Dauerbrenner. Besonders im Gesundheitswesen scheinen die Anforderungen hoch. Wie gehen Unternehmen damit um?

Sicherheit ist nicht verhandelbar. RPA-Systeme verarbeiten oft sensible Daten, und ohne Verschlüsselung oder Zugriffskontrollen riskieren Sie Cyberangriffe. Im Gesundheitswesen, wo Patientendaten unter strenge Datenschutzvorgaben wie DSGVO fallen, ist das besonders kritisch. Audit-Trails für Bot-Aktionen sind ein Muss, um Transparenz zu gewährleisten. Leider gibt es noch keine einheitlichen Sicherheitsstandards für RPA – hier müssen Unternehmen proaktiv Best Practices entwickeln, wie wir es bei Ventum Consulting für unsere Kunden tun, um mit neuen Bedrohungen Schritt zu halten und durch maßgeschneiderte Services eine sichere Implementierung von Robotic-Technologien zu ermöglichen.

Lassen Sie uns über branchenspezifische Anwendungen sprechen. Wo sehen Sie den größten Nutzen von RPA, und können Sie uns ein paar konkrete Use Cases nennen?

RPA hat in vielen Branchen enormes Potenzial. Im Finanzwesen automatisiert es Compliance-Prüfungen und Betrugserkennung, im Gesundheitswesen Abrechnungen und Patientenmanagement. Im Personalwesen sehen wir RPA bei Gehaltsabrechnungen, Bewerbermanagement oder Onboarding – echte Zeitsparer! Ein paar Use Cases, die inspirieren: Rechnungsverarbeitung, Kundendatenpflege oder Lieferkettenmanagement. Diese Beispiele zeigen, wie RPA repetitive Aufgaben übernimmt und Teams für strategische Arbeit freisetzt. Die Herausforderung bleibt, ob generische Tools oder maßgeschneiderte Lösungen wirtschaftlicher sind.

„Hyperautomation definiert Effizienz neu – sie ist der Weg zu ganzheitlichen Lösungen.“

‒ Alexandros Sparos

Zufriedene Kunden aus Mittelstand und Konzernen

Nachhaltigkeit ist ein aufkommendes Thema. Kann RPA hier einen Beitrag leisten?

RPA unterstützt Nachhaltigkeit durch papierlose Prozesse und optimierte Abläufe, die Ressourcenverbrauch senken. Manche Unternehmen nutzen es, um Energieverbrauch in der Produktion zu überwachen. Aber ehrlich gesagt, der tatsächliche Impact ist schwer messbar, und wir müssen auch fragen, wie energieintensiv große RPA-Infrastrukturen, etwa in der Cloud, sind. Hier gibt es noch viel Potenzial, das wir gemeinsam heben können.

Zum Abschluss: Wie sehen Sie den RPA-Markt, und welche Rolle spielen Aspekte wie Legacy-Systeme oder ERP-Integration?

Der RPA-Markt boomt. Führende Anbieter wie UiPath, unterstützt durch starke Partner, dominieren, aber neue Akteure und Open-Source-Alternativen mischen mit. Für Unternehmen ist es wichtig zu wissen, wie man RPA aufbaut – von der Prozessauswahl über die Bot-Programmierung bis zur Wartung. Herausforderungen wie die Integration in Legacy-Systeme sind real, da ältere Systeme oft nicht kompatibel sind und spezielle Schnittstellen brauchen. Auch die Anbindung an SAP oder andere ERP-Systeme, etwa für Bestellmanagement, erfordert Präzision. Als RPA-Experte bei Ventum Consulting unterstützen wir Unternehmen mit gezielten Services dabei, diese Hürden zu meistern. Flexible Preismodelle wie Pay-per-Use fördern die Adoption, aber die Frage bleibt, ob der Markt konsolidiert oder fragmentiert bleibt. Es ist eine spannende Zeit für Process Automation!