Providerwechsel+als+Chance

Jedes Risiko beinhaltet auch eine Chance

Keine Unternehmens-IT arbeitet mehr alleine – der Einsatz von Providern ist heutzutage Standard, ebenso wie der damit verbundene regelmäßige Wechsel. Durch die komplexen Vernetzungen innerhalb der IT-Systemumgebung und die starke Verknüpfung der IT mit dem operativen Geschäft muss ein derartiger Wechsel reibungslos erfolgen. Mit dem 4-Phasen-Transition Ansatz von Ventum Consulting wandeln Sie die Risiken eines Providerwechsels in Chancen um und heben neue Erfolgspotenziale.

IT-Provider werden von internen Abteilungen zur Unterstützung der Unternehmensstrategie eingesetzt und arbeiten im Rahmen von „IT Operations Management as a Service“ oftmals mit einer Reihe weiterer Provider zusammen. Aufgrund kürzerer Vertragslaufzeiten und -überschneidungen befinden sich viele Unternehmen praktisch in einer kontinuierlichen Transitionsphase zwischen Alt- und Neu-Provider. Daraus ergeben sich Risiken wie Störungen des operativen Betriebs, Know-How- und Kompetenzverluste, mangelhafte Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Providern oder ein fehlender Überblick über die laufenden Aktivitäten.

Betrachtet man den Providerwechsel allerdings aus dem Blickwinkel einer Optimierungschance, könnte ein Unternehmen folgendes erreichen:

  • Eine Neuausrichtung an aktuelle Marktanforderungen
  • Das Erreichen von Kosteneinsparungen bei gleichzeitiger Optimierung der SLA/OLA Vereinbarungen
  • Die fachliche Weiterentwicklung der eigenen Mitarbeiter

Damit ein Providerwechsel den Erwartungen entsprechend gelingt und die vorhandenen Unternehmenspotentiale möglichst gut genutzt werden, hat Ventum Consulting ein Transition Framework mit 4 Phasen entwickelt:

Ventum Consulting 4-Phasen-Transition Ansatz

1. Sorgfältige Prüfung und Analyse

Wir unterstützen Sie bereits bei der Vertragsgestaltung und analysieren, ob die neuen Vertragsentwürfe optimal für Sie gestaltet sind. Zu Beginn sehen wir uns an, welches Skillset und welche Zielvorgaben innerhalb Ihrer IT-Abteilungen existieren. Hinzu kommen die bestehenden Verträge mit Leistungsbeschreibungen, SLA’s und weiteren Inhalten, sowie die Betrachtung Ihrer vorhandenen Toollandschaft auf potentiell notwendige Anpassungen. Mit der Überprüfung der Unternehmensarchitektur in den Bereichen EAM und ITSM-Prozesse sorgen wir dafür, dass Dokumentationslücken in Bebauung und Serviceprozessen rechtzeitig geschlossen werden.
Zur Abrundung und als Vorbereitung auf einen zukünftigen Wechsel berät Ventum Consulting Sie bei dem Entwurf einer KPI-Strategie, damit Sie Ihre externen Provider während und nach der Transition effizient messen und steuern können.

2. Change Management

Wir bringen alle an einen Tisch und komplettieren das Vorhaben durch generische Prozesse wie „Issue Management“, „Change Management“ und das Nachhalten einer umfänglichen Dokumentation. Wenn etwas ins Stocken gerät, gehen wir dem nach und sorgen für die Einhaltung von Terminen.
Wir helfen Ihnen bei den anfallenden organisatorischen Veränderungen, da neue Vertragspartner eigene Eigenschaften und Standards mit einbringen. Beide Seiten müssen sich zunächst zurechtfinden und lernen, miteinander umzugehen. Daher ist es während der Transition notwendig, dass sich Unternehmen und Provider ein Stück weit anpassen und aufeinander zugehen, um so ein möglichst optimales Ergebnis zu erreichen.
Ebenso wichtig wie die Integration des neuen Providers ist das Ausphasen des alten Providers. Besonders die Themen Know-how Transfer, Dokumentation, Übergabe und die Bereitschaft zur Zusammenarbeit stehen in diesem Zusammenhang immer wieder im Fokus.

3. Maßnahmen

Wir planen und organisieren die Migration Ihrer Systeme. Als Spezialist unterstützen wir Sie bei der Ist-Analyse und Neuplanung Ihrer IT-Prozesse und begleiten Sie auf dem Weg der Systemmigration. Im Rahmen unseres professionellen Migrationsprozesses können Sie sicher sein, dass Daten und Applikationen transparent, schrittweise und sicher in die neuen Systemumgebungen transportiert werden. Durch unsere iterative Vorgehensweise sind Sie stets in der Lage, die Fortschritte in der Migration und die Verfügbarkeit Ihrer Daten zu überprüfen.
Zu Beginn kümmern wir uns um den reibungslosen Übergang Ihrer ITSM-Prozesse – dieser Bereich wird oft in punkto Aufwand und Komplexität unterschätzt. Daher ist es ein Erfolgsfaktor, die Auswirkungen auf die implementierten Prozesse zeitnah zu analysieren und die Anpassungen beteiligter Prozesse und Systeme frühzeitig zu planen. So stellen wir den nahtlosen Übergang der Transition in die neue Organisations- und Prozessstruktur sicher. Auch die Möglichkeit, externe Dienstleister über einen sogenannten „Service Bus“ oder „Ticket Exchange“ anzubinden, wird in diesem Rahmen mit betrachtet.
Wir finden heraus, was in welchem Bereich wirklich zählt und für wen es wichtig ist. Dabei unterstützen wir die jeweiligen Parteien im Erreichen einer möglichst guten Zusammenarbeit – eine direkte und geregelte Kommunikation ist hier der Schlüssel zum Erfolg!
Des Weiteren halten wir nach, dass der angesprochene Know-how Transfer vom alten zum neuen Provider nicht nur situativ vollzogen wird, sondern durch den Aufbau einer entsprechenden Knowledgebase auch tatsächlich und wiederverwendbar dokumentiert ist.

4. Abschluss

Im Rahmen der Finalisierung der Transition steuern wir beide Vertragspartner über einen Leistungsbericht, der den Stakeholdern zur Abnahme vorgelegt wird – als finaler Change of Control. Der Vorgang kann natürlich auch in vereinbarten Einzelschritten erfolgen und garantiert insgesamt, dass alle Vereinbarungen und Ziele tatsächlich erreicht und für alle Beteiligten transparent abgenommen wurden.
Gemeinsam sichern wir den Know-how Transfer für kommende Herausforderungen, indem wir abschließend einen Lessons-Learned Workshop durchführen, um aus den Erfahrungen – positiv wie negativ – zu lernen, sowie diese für alle greifbar zu dokumentieren.
So klappt die nächste Transition von Anfang an noch besser!


Ihr Nutzen auf einen Blick:

  • Minimale Auswirkungen auf das operative Geschäft
  • Einhaltung aller Meilensteine und vollständige Transparenz über die gesamte Transition
  • Übergabe einer aktuellen und modernen toolgestützten Knowledgebase
  • Höhere Effizienz bei zukünftigen Providerwechseln
  • Gesteigerte Flexibilität der IT durch Anpassung der Unternehmensausrichtung auf Marktänderungen


Erfahren Sie mehr zum Thema auf unserer Seite IT Sourcing and Transformation.

 

3. Juli 2017


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