Microsoft Teams: Wie Sie Remote Workshops, Trainings oder Meetings durchführen.​

Microsoft Teams ist in den letzten Monaten zu einer der beliebtesten Anwendungen geworden – besonders, wenn es darum geht mehrere Personen oder Gruppen zusammenzubringen. Unsere Agile Workshop Expertin Nicola Knöbl verrät Ihnen in einem Tutorial, wie Sie das Beste aus der online Zusammenarbeit rausholen – auch im agilen Umfeld.

Wer kennt die Situation nicht? Bildschirm in einer Videokonferenz geteilt und dann versehentlich sensible Nachrichten anstatt der Agenda gezeigt? Oder denken Sie an die Zusammenarbeit mehrerer Personen an einer Präsentation; Wo ist die Datei gespeichert? Wer hat die letzte Version? Welche Veränderungen wurden vorgenommen? Das alles gehört der Vergangenheit an. Egal ob für das Home Office, die Schule oder Privat, lernen Sie mithilfe unseres Anleitungsvideos nicht nur mit dem Tool professionell zu Arbeiten, sondern erfahren Sie auch, wie die Funktionen Sie im Alltag unterstützen. Vom Anlegen neuer Teams, über die Änderung des virtuellen Hintergrundes, Brainstorming in Whiteboards bis hin zu Umfragen. Setzen Sie die Tipps gleich um und gestalten Sie die Echtzeitzusammenarbeit menschlicher und mit nachhaltiger Beteiligung.

Unsere Tipps vom Workshop Profi: Wie Sie die Funktionen sinnvoll einsetzen und das Maximale rausholen.

Damit alle Tipps und Tricks angewendet werden können, sollte in den Einstellungen die Check-Box "Neue Besprechungserfahrung aktivieren" durch Anklicken aktiviert werden. So stellen Sie außerdem sicher, dass die zukünftigen Funktionen auch gleich automatisch angewendet werden.

Wenn es mal wieder schnell gehen muss, kann man mithilfe der Vorlagen ganz leicht ein neues Team erstellen. In jeder Vorlage sind bereits nützliche Kanäle angelegt und hilfreiche Apps wie Excel, Sharepoint, Planner und ToDo oder OneNote verlinkt.

Unsere Expertin sagt dazu: Sparen Sie Zeit indem Sie neue Teams mithilfe von Vorlagen anlegen.

Das Senden eines GIFS kann in einem Workshop eine produktive und agile Arbeitsatmosphäre schaffen. Ein netter Nebeneffekt hierbei ist, dass dadurch auch die Gefühlslage der einzelnen Teilnehmer sichtbar wird und man so besser auf jeden einzelnen eingehen kann.

Unsere Expertin sagt dazu: Lassen Sie ihre Teilnehmer durch ein GIF oder Hintergrundbild zeigen wie es ihnen geht. 

Das Teilen des Bildschirms ist für online Meetings eine unentbehrliche Funktion. Während des online Meetings, kann man so gemeinsam einfacher über Ergebnisse oder auch den Agenda des Workshops sprechen. Teams unterscheidet hier zwischen verschiedenen Screens und Programmen, sodass während des Teilens eingehende, private Nachrichten nicht für alle Teilnehmer sichtbar werden.

Unsere Expertin sagt dazu: Teilen Sie nur die einzelnen Programme oder den benötigten Screen, damit ihre E-Mails privat bleiben.

Gemeinsames Brainstorming ist nicht nur offline, sondern genauso online möglich. Microsoft stellt uns in Teams die nützliche App Whiteboard zur Verfügung. Hier können wie auf einer Tafel gleichzeitig und gemeinsam Vorschläge und Ideen gesammelt werden, welche im Nachhinein diskutiert und weiterentwickelt werden können. Das Tolle hierbei ist, dass mithilfe eines Screenshots die gesammelten Ideen zur Dokumentation gesichert werden können.

Unsere Expertin sagt dazu: Arbeiten Sie synchron und gemeinsam mit ihren Teilnehmern zusammen. 

Eine online Gruppenarbeit kann zeitaufwendig und chaotisch werden, wenn man die Datei mehrmals herumschicken muss und dann letztendlich doch vergisst die Aktuellste zu bearbeiten. Bei Teams gibt es eine nützliche Funktion die das ganze vereinfacht. Man kann innerhalb eines Teams aus verschiedenen Dateiformaten wählen und ganz leicht eine Datei erstellen, in der Personen parallel arbeiten können und ihre Arbeit auf die der anderen Gruppenmitglieder aufbauen können.

Unsere Expertin sagt dazu: Geben Sie ihren Teilnehmern die Möglichkeit während Gruppenarbeiten gleichzeitig und synchron in einer Datei zu arbeiten. 

Höflichkeit ist auch im Online-Leben ganz wichtig. Um während eines Meetings niemanden zu unterbrechen kann man einfach den "Hand heben"-Button klicken und kommt zu Wort, sobald der andere zu-Ende geredet hat. Teams erstellt hier automatisch eine Reihenfolge, sobald sich mehrere Teilnehmer gemeldet haben.

Unsere Expertin sagt dazu: Zeigen Sie Wertschätzung indem Sie niemanden unterbrechen. 

Da man sich auch als Workshop-Moderator kontinuierlich verbessern möchte und seine Workshops zielgerichteter und zielgruppenorientierter machen möchte, kann man sich mithilfe der in Teams integrierten App Forms, ein anonymes Feedback der Teilnehmer einholen. Man kann natürlich auch während eines Meetings oder Workshops auf die App zurückgreifen um bspw. eine Abstimmung zu machen.

Unsere Expertin sagt dazu: Vermeiden Sie lange Diskussionen.

Microsoft Teams: Unsere Teams-Expertin zeigt euch ihre besten Tipps und Tricks, die im Alltag wirklich nützlich sind, und in welchen Situationen ihr diese einsetzen könnt, um Zeit zu sparen und bessere Ergebnisse zu bekommen.

Microsoft Teams: Die Zentrale der online Arbeit.

Als Teil von Office 365 ist Teams der zentrale Punkt für Zusammenarbeit und Kommunikation: Telefonieren, Chats, Online-Meetings und Datenaustausch - hier läuft alles zusammen. Natürlich sind auch Office Anwendungen wie Word, PowerPoint, Sharepoint und OneNote integriert, um in gewohnter Umgebung weiterzuarbeiten und gleichzeitig jedem die passenden Inhalte zugänglich zu machen. Wem das nicht reicht, kann darüber hinaus auch neue Anwendungen hinzufügen.

Weitere nützliche Teams-Tipps und Tricks finden Sie übrigens hier.

Wie Sie die Zusammenarbeit in Microsoft Teams noch besser organisieren können.

Viele Teilnehmer - Viele Ideen? Wie können deren Beiträge sinnvoll und fair in eine Reihenfolge gebracht werden? Wie kann diskret ein Signal gegeben werden, dass der nächste dran ist? Mit Teams können Sie über den Chat eines Videocalls einen weiteren Kommunikationskanal eröffnen. Vereinbaren Sie im Vorhinein einfach bestimmte Abkürzungen oder Symboliken. Das erleichtert allen Mitgliedern die Teilnahme und Kommunikation im Workshop und hilft Ihnen die Zeit zu managen.

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Conversation-Codes: Laden Sie sich jetzt kostenlos das Abkürzungs- und Symbolregister unserer Expertin als PDF herunter. Nutzen Sie es in Meetings/Workshops mit vielen TeilnehmerInnen, um diskret im Chat auf etwas hinzuweisen, wie zum Beispiel, dass der Ton nicht funktioniert oder eine kurze Pause sinnvoll wäre. 

Handeln Sie jetzt. Nehmen Sie Kontakt auf.

Kai Niessen

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